Unter Windows PDF-Dateien aus Microsoft Office erstellen

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Adobe hat es sich seit der Version 5.0 des Adobe Acrobat zum Ziel gesetzt, die Integration von Microsoft- Office-Anwendungen immer weiter auszubauen und zu verbessern. Seit der Version Acrobat 8.0 wird nun neben Word, Excel und PowerPoint auch Access unterstützt.
Es werden folgende Microsoft-Anwendungen von Acrobat 9.0 unterstützt:
Microsoft Word Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft Excel Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft PowerPoint Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft Access Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft Outlook Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft Publisher Version 2003, 2007 und 2016
Microsoft Visio Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Microsoft Project Version 2002, 2003, 2007 und 2016
Internet Explorer Version 7

Adobe Acrobat 8

Nach erfolgreicher Installation des Adobe-Acrobat-Pakets weist die Werkzeugleiste der genannten Anwendungen drei zusätzliche Menüpunkte auf, die es erlauben, direkt aus den Anwendungen heraus PDF-Dateien zu erstellen. In Microsoft Word stehen in der Anwendung selbst zusätzlich die Acrobat-Kommentierung 's- und -Überprüfung zur Verfügung.

Sie sollten vor der Installation von Adobe Acrobat 9.0 zunächst Office installieren, damit Acrobat diesen zusätzlichen Menüpunkt einfügen kann. Wird zuerst Acrobat und anschließend Microsoft Office installiert, kann unter Umständen dieser Menüeintrag nicht erstellt werden.

PDF-Dateien mit dem Office Writer unter Windows erstellen

  • Alle Programme greifen bei der Konvertierung auf den Adobe PDF-Maker 10 zu.
    Der wiederum verwendet die Konvertierungseinstellungen des Acrobat Distiller.
    Wollen Sie die erstellte PDF-Datei sofort nach der Erstellung per E-Mail versenden, betätigen Sie die mittlere Adobe-PDF-Schaltfläche oder wählen Sie den Menüpunkt ADOBE PDF -IN ADOBE PDF KONVERTIEREN UND PER E-MAIL SENDEN. Nach dem Erstellen der PDF-Datei wird Ihr E-Mail-Client gestartet, der ein neues E-Mail-Fenster öffnet und die erzeugte PDF-Datei als E-Mail-Anhang anfügt.

  • Adobe-PDF-Schaltflächen in Microsoft Word anzeigen
    Standardmäßig wird bei der Installation von Acrobat in die Word-Werkzeugleiste eine eigene kleine Menüleiste zur PDF-Konvertierung eingefügt, was für andere Office-Anwendungen gleichermaßen gilt. Wird diese PDF- Symbolleiste nicht angezeigt, gehen Sie folgendermaßen vor: Setzen Sie die Markierung im Menüpunkt ANSICHT -SYMBOLLEISTEN -PDFMAKER 7.0.
    Um die Symbolleiste zu verbergen, entfernen Sie die Markierung des Menüpunktes.

  • Aus einer Word-Datei automatisch Lesezeichen generieren
    Im Dialogfenster des PDF-Maker können Sie unter dem Register LESEZEICHEN
    bestimmen, welche Formatvorlagen bei der Umwandlung automatisch in Lesezeichen konvertiert werden. Wählen Sie das Register LESEZEICHEN. Markieren Sie das Kontrollfeld WORD-ÜBERSCHSCHRIFTEN ZU LESEZEICHENKONVERTIEREN damit für alle Standard-Formatvorlagen UBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 Lesezeichen erzeugt werden. Markieren Sie das Kontrollfeld WORD-STILE ZU LESEZEICHEN KONVERTIEREN, wenn auch die anderen Formatvorlagen Lesezeichen ergeben sollen. Entfernen Sie in der Rubrik LESEZEICHEN
    die Markierungen einzeln aus den Kontrollkästchen, wenn keine Lese- Wahl der Formatvorlagen für Lesezeichen benötigt werden. Bestätigen Sie mit OK. Mit der Konvertierung der Word- Datei ins PDF-Format werden die Lesezeichen nun automatisch generiert.

    Automatisch Links generieren

    Im Register WORD des PDF-Maker-Dialogfensters können Sie über drei Einstellungen festlegen, wie Word-Elemente in Links für die PDF-Datei umgewandelt werden:

    ANGEZEIGTE KOMMENTARE IM PDF-DOKUMENT IN NOTIZENKONVERTIEREN

    FUSSNOTEN-UND ENDNOTENVERKNÜPFUNGEN KONVERTIEREN

    QUERVERWEIS-UND INHALTSVERZEICHNISVERKNÜPFUNGEN KONVERTIEREN

    Über diese drei Optionen werden Microsoft-Word-typische Elemente so modifiziert, dass sie im PDF-Format weiterhin funktionieren -in Form von Links/Hyperlinks oder (wie Adobe es nennt) Verknüpfungen. Zum Beispiel wird damit automatisch von einem Inhaltsverzeichnis einer Word-Datei ein Link/ eine Verknüpfung zu der Seite erzeugt, auf der das Thema behandelt wird.

    Umwandlungsparameter für Schriften und Grafiken einstellen

    Im aufklappbaren Listenfeld KONVERTIERUNGSEINSTELLUNGEN im Register EINSTELLUNGEN können Sie diese Umwandlungsdetails auswählen und auch modifizieren. Die Einträge der Liste stammen aus dem Acrobat Distiller, da die Umwandlung der Office-Dokumente in das PDF-Format über den Acrobat Distiller stattfindet.

    PDF-Dateien aus Microsoft Excel

    Unabhängig davon, welche der beiden Microsoft-Excel-Versionen auf Ihrem Rechner installiert ist, erhalten Sie bei der nachträglicher Installation von Adobe Acrobat 8.0 wiederum einen neuen Menüpunkt ADOBE PDF und eine dazugehörige Symbolleiste mit drei Schaltflächen, die Sie über den Menüpunkt ANSICHT - SYMBOLLEISTEN - PDFMAKER 8.0 ein-oder ausschalten können.

    Die Funktionen, die dabei von Acrobat in Excel zur Verfügung gestellt werden, sind mit denen in Word fast identisch. Sie können eine PDF-Datei generieren und diese optional als Anhang einer E-Mail versenden. Weiterhin können Sie auch die Konvertierungseinstellungen ändern.

    Im Gegensatz zu Word können Sie über das Setzen der Markierung im Menüpunkt ADOBE PDF - GESAMTE ARBEITSMAPPE KONVERTIEREN festlegen, ob die gesamte Arbeitsmappe oder nur die aktive Tabelle in eine PDF-Datei umgewandelt werden soll. Konvertieren Sie die gesamte Arbeitsmappe, wird in der erstellten PDF-Datei für jede in der Arbeitsmappe enthaltene Tabelle ein Lesezeichen erstellt.

    PDF-Dateien aus Microsoft PowerPoint

    Auch aus PowerPoint-Dateien können Sie PDF-Dateien erzeugen. Verwenden Sie hierzu wiederum die Schaltflächen der Symbolleiste oder den Menüpunkt ADOBE PDF - IN ADOBE PDF KONVERTIEREN.

    Unter dem Menüpunkt ADOBE PDF -KONVERTIERUNGSEINSTELLUNGEN ÄNDERN besteht die Möglichkeit, neben-den generellen Einstellungen für die Konvertierung auch spezifische Einstellungen für PowerPoint vorzunehmen.

    Um automatisch Verknüpfungen zu erzeugen, markieren Sie das Kontrollfeld VERKNUPFUNGENDER ADOBE PDF-DATEI HINZUFUGEN. Dadurch werden Links in PowerPoint in Verknüpfungen der PDF-Datei konvertiert, d. h., die Funktionalität der Links oder Verknüpfungen bleibt erhalten.

    Bevor Sie die PowerPoint-Datei in das PDF-Format überführen können, muss die Datei gespeichert werden. Wenn sie das Kontrollfeld LESEZEICHENDER ADOBE PDF-DATEI HINZUFGEN aktiviert haben, wird aus jeder einzelnen PowerPoint-Folie der Titel verwendet und damit ein Lesezeichen erstellt. Über das Register LESEZEICHEN können Sie dann in Adobe Acrobat oder Adobe Reader zu den betreffenden Folien in der PDF-Datei wechseln. Die Qualität der Folien (Farben, Schriften, Grafiken) in der PDF-Datei ist mit der Vorlage in PowerPoint identisch. Was Sie hingegen bei der Umwandlung verlieren, sind die PowerPoint-typischen Funktionen wie Übergänge, Effekte und Animationen. Die PDF-Datei ist also im Vergleich zu einer PowerPoint-Datei eher statisch zu sehen, ohne zeitliche Steuerungseffekte.

    Es gibt mehrere Gründe, eine PowerPoint-Datei in eine Acrobat-Datei umzuwandeln, z. B.: Sie wollen lhre Präsentation einer anderen Person vorführen, doch diese Person verfügt nicht über die gleiche bzw. keine Version von Microsoft PowerPoint. Der Adobe Reader hingegen ist installiert. Dann können Sie die PDF-Datei weitergeben und von anderen Personen begutachten lassen. lhre PowerPoint-Präsentation soll im Internet zur Verfügung gestellt werden. Sie können auch mit PDF-Dateien Präsentationen mit Folienübergängen erstellen (Konvertierungseinstellungen: FOLIENÜBERGÄNGEIN ADOBE PDF SPEICHERN.

    PDF-Dateien aus Microsoft Access

    Microsoft Access wird ab der Version Access 2002 von Acrobat 8.0 unterstützt. Wie in anderen Office-Anwendungen wird die PDF-Konvertierung auch in Access über eigene Felder in Menü und Werkzeugleiste gesteuert. Unter ADOBE PDF -KONVERTIERUNGSEINSTELLUNGEN ÄNDERN bietet das Dialogfenster bei Access als Anwendungseinstellungen nur an, Lesezeichen zu erstellen und die Quelldatei als Anlage anzuhängen. Dafür ist aber im gleichen Menüpunkt eine neue Option hinzugekommen. Sie können mehrere Berichte aus einer Accessdatenbank in einem Schritt zu einem PDF-Dokument bündeln unter ADOBE PDF -MEHRERE BERICHTE IN EINE PDF DATEI KONVERTIEREN. Es öffnet sich dazu ein eigener PDF-Maker-Dialog.

    Wählen Sie im linken Dialogfensterbereich die Berichte aus, die Sie in einer PDF-Datei zusammenfügen wollen. Zur Markierung mehrerer Berichte gleichzeitig halten Sie die UMSCHALTEN Taste gedrückt. Klicken Sie im Bereich AUSWAHL auf die Schaltfläche BERRICHT(E) HINZUFÜGEN um die gewünschten Berichte in das Vorschaufenster zu übertragen. Sortieren Sie die Berichtliste im Vorschaufenster nach Ihren Wünschen über die Schaltflächen im Bereich PDF-BEERICHTE ANORDNEN. Starten Sie mit IN PDF KONVERTIEREN die Umwandlung ins PDF-Format.

    PDF-Konvertierungseinstellungen über den PDF-Maker vornehmen

    Über die Konvertierungseinstellungen des PDF-Maker können Sie bereits vor der Umwandlung einer Datei in das PDF-Format zahlreiche Einstellungen festlegen. Haben Sie sich beispielsweise schon vor der Konvertierung eines Dokuments entschieden, seiner PDF-Ausgabe auch die Ursprungsdatei beizufügen, können Sie dies über die Konvertierungseinstellungen des PDF-Maker voreinstellen. Wählen Sie den Menüpunkt ADOBE PDF KONVERTIERUNGSEINSTELLUNGEN ÄNDERN. Es öffnet sich darauf- bin das Dialogfenster ACROBAT PDFMAKER. Aktivieren Sie unter dem Register EINSTELLUNGEN das Kontrollfeld QUELLDATEI AN ADOBE PDF ANHÄNGEN.

    PDF-Dateien mit Passwörtern versehen

    Wählen Sie im ACROBAT PDF-Maker das Register SICHERHEIT. Geben Sie an, wofür Sie Kennwörter verwenden wollen. Um das Öffnen einer PDF-Datei von einem Kennwort abhängig zu machen, markieren Sie die Option und vergeben Sie das Kennwort. Wollen Sie darüber hinaus noch ein Kennwort für die Durchführung von Änderungen definieren, aktivieren Sie das Kontrollfeld und geben Sie ein Passwort in ein. Durch weitere Optionen können Sie festlegen, welche Operationen in der PDF-Datei möglich sein sollen. Wählen Sie im Listenfeld aus, ob und wie die PDF-Datei ausgedruckt werden darf. Entscheiden Sie, ob gar keine Änderungen an Ihrem Dokument erlaubt sind oder nur bestimmte Vorgänge, z. B. das Ausfüllen und Unter- schreiben von Formularen oder das Hinzufügen von Kommentaren. Legen Sie fest, ob Daten aus der PDF-Datei in die Zwischenablage kopiert und dadurch von anderen Anwendungen übernommen werden können

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